문장이 딱딱할 때 쓰는 톤 조절 프롬프트 — 손잡이 4개
"딱딱하다", "너무 가볍다"를 고치는 방법입니다. '부드럽게 해 줘'가 왜 안 통하는지와, 톤을 실제로 움직이는 네 개의 손잡이를 다룹니다.
소요 시간 4분 · 필요한 것: 고치고 싶은 글, 대화형 AI 하나
현장에서
"협조가 요구됩니다"라는 문장을 몇 번이나 써 왔는지 모릅니다. 그런데 민원인에게서 "무슨 말인지 모르겠다"는 전화를 받고 나서 생각이 바뀌었습니다. 문서를 읽는 사람은 규정을 아는 동료가 아니라 처음 보는 사람이었습니다. 그 뒤로 안내문은 문체부터 다시 봅니다.
"좀 부드럽게 해 줘"라고 하면 대개 이모지가 붙고 감탄사가 늘어난 글이 돌아옵니다. 원하던 건 그게 아닌데요. 문제는 '부드럽게'가 여러 가지를 동시에 뜻하기 때문입니다.
1. 톤을 움직이는 네 개의 손잡이
글의 느낌은 하나의 다이얼이 아니라 따로 움직이는 네 개입니다. 이걸 구분해서 지시하면 원하는 지점에 맞출 수 있습니다.
| 손잡이 | 딱딱한 쪽 | 부드러운 쪽 |
|---|---|---|
| 문장 길이 | 한 문장 60자 이상, 절이 여러 개 | 한 문장 35자 이내, 한 문장에 한 가지 |
| 어휘 | 한자어 (제출하다, 시행하다, 도래하다) | 일상어 (내다, 시작하다, 다가오다) |
| 주체 표현 | 피동·명사형 (검토가 요구됨, 협조 요청) | 능동 (저희가 검토합니다, 도와주시면 좋겠습니다) |
| 거리 | 독자를 부르지 않음 | '여러분', '~하시면' 등으로 직접 부름 |
공문을 읽기 쉽게 만들 때 효과가 가장 큰 것은 세 번째, 주체 표현입니다. "협조가 요구됩니다"를 "도와주시기 바랍니다"로 바꾸는 것만으로 문서 전체의 느낌이 달라집니다. 그런데 대부분은 첫 번째(문장 길이)만 건드리고 끝냅니다.
2. 그대로 복사해 쓰는 프롬프트
[작업] 아래 원문의 내용은 그대로 두고 문체만 바꿔라.
[바꿀 방향]
- 문장 길이: 한 문장 35자 이내. 긴 문장은 두 개로 나눈다.
- 어휘: 한자어를 일상어로. 단, 법령·제도 명칭은 그대로 둔다.
- 주체: 피동형과 명사형을 능동형으로 바꾼다.
('검토가 요구됨' → '검토해 주시기 바랍니다')
- 거리: 읽는 사람을 직접 부른다. 존댓말을 유지한다.
[유지할 것]
- 숫자, 날짜, 금액, 기한은 원문 그대로
- 조건과 예외는 빠뜨리지 않는다
- 원문에 없는 내용을 추가하지 않는다
[쓰지 말 것]
- 이모지, 느낌표, 물결표
- '~같아요', '~인 것 같습니다' 등 추측형 어미
- 과장 표현 ('완벽한', '최고의')
[원문]
(여기에 붙여넣기)
[쓰지 말 것] 세 줄이 핵심입니다. 이 줄이 없으면 '부드럽게'를 이모지와 물결표로 해석합니다. 업무 문서에서는 그게 가장 피해야 할 결과입니다.
3. 실제 실행 결과
[예시 원문 — 설명을 위해 만든 가상의 안내문입니다] 하계 시설 점검과 관련하여 협조가 요구됩니다. 점검은 8월 5일부터 8월 7일까지 3일간 실시될 예정이며, 해당 기간 중 3층 회의실 사용이 제한됩니다. 부서별 사용 예정 일정이 있는 경우 8월 1일까지 총무팀으로 통보되어야 하며, 미통보로 인한 일정 조정 불가에 대하여는 양해를 구하는 바입니다. 아울러 점검 종료 후 이상 사항 발견 시 즉시 신고가 이루어질 수 있도록 조치하여 주시기 바랍니다.
원문 5문장이 6문장으로 늘었지만 글자 수는 줄었습니다. "~되어야 하며", "양해를 구하는 바입니다", "조치하여 주시기 바랍니다" 같은 표현이 사라진 자리에 실제 행동이 남았습니다.
확인할 지점은 숫자와 조건입니다. 8월 5~7일, 3일간, 3층, 8월 1일이 전부 그대로 있습니다. 톤을 바꿀 때 가장 자주 사라지는 것이 조건절이므로 이걸 먼저 확인하십시오.
4. 반대 방향 — 가벼운 글을 격식 있게
같은 손잡이를 반대로 돌리면 됩니다. 메신저 문투를 공문에 넣어야 할 때 씁니다.
[작업] 아래 원문의 내용은 그대로 두고 공식 문서 문체로 바꿔라.
[바꿀 방향]
- 구어체와 축약형을 없앤다 ('했어요' → '하였습니다')
- 감정 표현과 추측형 어미를 제거한다
- 주어를 조직 단위로 바꾼다 ('제가' → '총무팀은')
[유지할 것]
- 숫자, 날짜, 담당자 이름
- 요청하는 행동 (무엇을 해 달라는 것인지 흐려지지 않게)
[쓰지 말 것]
- 불필요한 미사여구 ('만전을 기하여', '적극적으로')
- 원문에 없는 근거 규정이나 조항 번호 ← 특히 중요
[원문]
(붙여넣기)
"원문에 없는 조항 번호를 쓰지 마라"를 반드시 넣으십시오. 공문 문체로 바꾸라고 하면 AI가 "○○규정 제○조에 따라" 같은 근거를 그럴듯하게 만들어 붙이는 경우가 있습니다. 실제로 존재하지 않는 조항이면 문서 전체의 신뢰가 무너집니다.
5. 실패했던 프롬프트와 이유
① "부드럽게 해 줘"
이모지와 물결표가 붙었습니다. → 손잡이 네 개를 각각 지정하고, 쓰지 말 것을 명시합니다.
② "쉬운 말로 바꿔 줘"
법령 명칭까지 풀어 써서 정확성이 깨졌습니다. ('개인정보 보호법' → '개인정보를 지키는 법') → "제도·법령 명칭은 그대로 둔다"를 예외로 넣습니다.
③ 톤과 내용을 한 번에 고치라고 한 경우
"부드럽게 하면서 내용도 보강해 줘"라고 하니 없던 문장이 추가됐습니다. → 톤 변경과 내용 보강은 따로 시킵니다. 톤을 먼저 맞추고, 필요하면 별도 요청으로 내용을 추가합니다.
④ 원문 없이 "이런 느낌으로 써 줘"만 한 경우
기준이 없어 매번 달랐습니다. → 마음에 드는 글 한 편을 붙이고 "이 글의 문체 규칙을 5개로 정리해라"고 시킨 뒤, 그 규칙을 프롬프트에 넣습니다. 본인 문체를 규칙으로 만들어 두면 계속 재사용할 수 있습니다.
6. 정리
| 불만 | 돌릴 손잡이 |
|---|---|
| 읽다가 숨이 찬다 | 문장 길이 (35자 이내로) |
| 권위적으로 들린다 | 주체 표현 (피동 → 능동) |
| 무슨 말인지 모르겠다 | 어휘 (한자어 → 일상어) |
| 남 얘기처럼 들린다 | 거리 (읽는 사람을 직접 부르기) |
| 가벼워 보인다 | 쓰지 말 것 목록 추가 (이모지·추측형 어미) |
톤을 바꾼 뒤에는 숫자와 조건절이 살아 있는지만 확인하십시오. 그 두 가지가 톤 변경에서 가장 자주 사라집니다.
3,000자 글을 500자로 줄이는 요약 프롬프트 3가지 비교
이 글의 제작 방식
본문의 프롬프트는 실제로 실행해 출력을 확인한 것입니다. 출력 예시에는 어떤 도구로 언제 실행했는지를 함께 적었습니다.
글의 초안 작성에는 생성형 AI를 사용했으며, 사실 확인과 최종 수정은 사람이 했습니다.
AI 도구의 응답은 같은 프롬프트라도 매번 조금씩 달라지므로, 본문의 출력이 그대로 재현되지 않을 수 있습니다.
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